FÖREBYGG En främjande arbetsmiljö

Att veta vem som gör vad i en pressad situation bidrar till ordning och reda. Alla ska veta vad som gäller och vart man ska vända sig om något händer. Det minskar stressen och ökar tryggheten.

Att känna till vad som ska göras när något händer bidrar till tryggheten. Både vid själva händelsen, men även efter att något hänt. Att informera om och öva på befintliga säkerhetsrutiner i verksamheten regelbundet bidrar också till trygghet.

Att öva på olika situationer och händelser med hjälp av exempelvis rollspel och att prata om olika tänkbara och otänkbara scenarier bidar till beredskap och trygghet.

Att känna stöd från arbetskamrater och chef har stor betydelse för tryggheten och kan många gånger vara avgörande för hur en svår och stressande situation utvecklas.

Att ha kunskap om hur man kan agera i olika situationer är viktigt. Det kan exempelvis handla om hur man kommunicerar och bemöter människor som är rädda, påverkade, sjuka, utsatta eller i affekt eller kris. Att veta vad man ska göra för att lugna ner en situation ger en stor trygghet.

En lugn miljö påverkar alla, till exempel en mjuk och bra belysning, gröna växter, översikt, öppna och luftiga ytor. Den fysiska miljön är betydelsefull både för dem verksamheten finns till för, och för dem som arbetar i den.

En rättvis och transparent organisation skapar trygghet i arbetet och kännetecknas av välmotiverade, rättvisa och transparenta beslut som efterlevs. Roller, ansvar och mandat är tydliga. Det finns också en tillit mellan organisationens olika nivåer, verksamheter och individer. Värdegrund, policys och rutiner är väl kända, relevanta och följs som exempelvis rutiner för hur händelser med hot eller våld hanteras och följs upp.

Ett närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap visas genom att chefer är tillgängliga, tydliggör mål och visar vägen. De utvecklar relationer och visar tillit genom att ge ansvar, men också genom att erbjuda stöd i arbetet, exempelvis om det finns risk för hot och våld. För de chefer som har en ledarroll utåt i verksamheten så är närvaro, tillit och engagemang viktigt även för dem verksamheten finns till för, som exempelvis brukare, patienter, klienter, elever, kunder etc.

Delaktighet och inflytande innebär att det finns förutsättningar för medarbetare att ha inflytande över sin arbetssituation och att vara delaktig i verksamhetsutvecklingen. Rutiner, arbetssätt, mötes- och beslutsstrukturer utformas för att ta vara på medarbetares tankar, åsikter och idéer. Alla kommer till tals och bidrar med olika erfarenheter och perspektiv i frågor som rör hot och våld.
Även de som verksamheten finns till för påverkas positivt av att få vara delaktiga och vara med och påverka, eftersom det ökar känslan av kontroll.

En välutvecklad kommunikation och återkoppling kan skapas om det finns fungerande kommunikationsvägar och forum för information och dialog där alla lyssnar på varandra. Återkoppling ges på beteenden och hur de påverkar verksamhetens resultat. Sakfrågor hanteras utan att det blir personligt.
I verksamheter där hot och våld kan förekomma är det A och O med ett samtalsklimat som är öppet och tillåtande uppåt, nedåt och åt sidorna.

Prioritering av arbetsuppgifter är viktigt i perioder av hög arbetsbelastning. När det är stressigt och mycket att göra är risken högre för att en situation blir hotfull och våldsam. Därför är det viktigt att ha regelbundna samtal för att främja balans mellan krav och resurser. Det finns en samsyn om vad som är viktigt, bråttom och rätt sak att göra.
Rimliga krav och resurser för dem verksamheten finns till för är också viktigt. Alltför höga krav kan orsaka stress och aggressivitet även hos dem.

Kompetensutveckling kan ske genom utbildning, byte av arbetsuppgifter eller på annat sätt där medarbetare ges möjlighet att lära av varandra och utvecklas tillsammans i vardagen. Att få kunskap om hur hotfulla och våldsamma situationer kan hanteras för att inte eskalera är också en viktig kompetens som organisationen bör ha strukturer för.
Ta även vara på kompetens från dem verksamheten finns till för och använd den i verksamheten.

Ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete SAM är ett sätt att förebygga hot och våld i arbetet så långt det är möjligt. Reflektion sker löpande över vad som fungerar bra, vad som behöver förbättras och varför. En rutin är att riskbedöma strategiskt och löpande i vardagen, åtgärda och följa upp att vidtagna åtgärder ger önskat resultat. Och rapportera alla händelser med hot och våld, även de till synes mindre allvarliga händelserna, i syfte att lära av det som sker.

Tidiga insatser och arbetsanpassning kan förhindra en sjukskrivning, eller underlätta att komma tillbaka i arbete efter en sjukfrånvaro. Att utsättas för hot eller våld kan leda till fysisk skada, skapa oro, rädsla och stress och leda till sjukskrivning. Genom arbetsanpassning och byte av arbetsuppgifter under en period kan sjukskrivning undvikas. Agera därför på tidiga signaler om en medarbetare och kollega inte verkar må bra.